Электронный документ Globus DIRECT представляет собой карточку электронного документа, к которой можно приложить любые внешние файлы.

В качестве внешних файлов может быть приложено любое количество файлов, созданных в любых программных продуктах (DOC, XLS, ZIP, AVI, MP3, PNG и т.д.). Размер файлов не ограничен. Электронный документ с приложенными файлами надежно сохраняется на центральном сервере и быстро доставляется пользователю по-требованию.

Карточка электронного документа содержит все необходимые атрибуты, например, номер документа, контрагент, дата регистрации и т.п. 

Так как в разных документах есть необходимость в различных атрибутах, система поддерживает разделение на типы документов. Помимо преднастроенных типов (Входящий, Исходящий, Внутренний), можно добавлять новые типы, например Договор подряда, Бюджетная заявка, Заявление о приеме на работу и т.д.

 Карточка каждого типа документа может иметь тот набор атрибутов, который Вам необходим. Можно размещать на карточке нужные атрибуты и убирать ненужные. Для удобства можно размещать атрибуты на вкладках. Количество, расположение и название вкладок задается удобным образом.

Атрибуты, которые располагаются на карточке электронного документа бывают простые и сложные. Простые атрибуты просто вводятся с клавиатуры пользователем, например, Сумма договора, Содержание документа и т.п.

Поддержка «сложных» атрибутов позволяет ускорить ввод и создание электронных документов. Сложным атрибутом, например, является атрибут Контрагент, который не вводится вручную, а выбирается из Справочника Контрагенты. Таким образом, большую часть информации можно вводить однократно и затем использовать множество раз при создании документов, без повторного ввода. Это очень удобно, т.к., например, выбрав Контрагента из справочника, мы автоматически получаем всю остальную информацию о нём, и можем её использовать при автоматическом создании текстов документов, а также при анализе.

В каждом электронном документе можно определить его жизненный цикл. Если в бумажном варианте он подразумевается неявно, то для электронного документа можно прямо и явно предусмотреть весь перечень состояний (статусов), в которых электронный документ данного типа может находиться.

Поддержка жизненного цикла дает дополнительные удобства по использованию документов, например, можно легко отобрать действующие приказы, задав для поиска тип документа Приказ и статус Действует.

Жизненный цикл также может быть использован для более интеллектуального разграничения прав, чем в других системах электронного документооборота. Можно не только определять права доступа целиком к электронному документу, но и к отдельным его атрибутам в зависимости от его статуса. Например, можно разрешить автору править атрибут Сумма договора в статусе Черновик и запретить изменять в статусе Утвержден, оставив атрибут  Дата закрытия сделки доступным для редактирования.

Электронный документ каждого типа может иметь любое количество шаблонов. Благодаря этой функции можно легко создать печатный документ или готовый документ для отсылки по электронной почте. Просто выберите нужный шаблон и система сама заполнит его исходными данными из карточки электронного документа. Если данные изменятся, то можно быстро обновить текст документа. Эта функция экономит массу времени при создании писем, договоров, запросов, разного рода заявок и прочих документов.

Таким образом, все вопросы правильного оформления, нумерации и регистрации, надежного хранения и разграничения прав автоматически решены в электронном документе.