Мой кабинет

Модуль «Мой кабинет» в составе Globus DIRECT предназначен для автоматизации делопроизводства и канцелярии. Этот модуль представляет интерес для средних и крупных коммерческих организаций, имеющих дело с большими потоками входящей и исходящей корреспонденции.

Это полностью готовое к установке и применению решение, которое базируется на самых современных отечественных стандартах делопроизводства. 

Модуль «Мой кабинет» системы Globus DIRECT является ультрасовременной инновационной разработкой. Надежность решения подтверждена тысячами пользователей по всей стране и сертификатами различных регуляторов. Поддержку и внедрение решений осуществляют десятки партнеров по всей стране.

Лидирующие позиции

Модуль «Мой кабинет» превосходит по своим характеристикам и удобству работы большинство систем делопроизводства представленных на российском рынке. При этом он является лишь одним из модулей, поставляемых в составе системы автоматизации Globus DIRECT. Тем самым заказчики получают простое в освоении, удобное и комплексное решение, охватывающее все аспекты деятельности.

Уже не первый год системы семейства Globus демонстрируют динамичный рост доли рынка, занимая лидирующие позиции по темпам роста. С нашими продуктами работает свыше свыше 40 000 пользователей.

Модуль «Мой кабинет» системы Globus DIRECT претендует на роль отраслевого стандарта в области делопроизводства, приходя на смену морально устаревшим системам прошлого.

Эффективный документооборот и делопроизводство

«Мой кабинет» поддерживает все возможные варианты организации работы с документами:

Удобство и простота освоения

Модуль «Мой кабинет» опирается на российские стандарты документирования и использует удобные интерфейсные решения. Поэтому освоение продукта пользователями, его внедрение и адаптация проходят быстро и с минимальными усилиями.

Учебные центры компании-разработчика и её партнеров расположены практически во всех крупных городах и осуществляют качественную подготовку и переподготовку пользователей.

Работа с программой может осуществляться как с обычных офисных рабочих мест, так и удаленно, в том числе через сеть Интернет. При работе через Интернет может использоваться «виртуализация» рабочих мест, когда приложение «Мой кабинет» системы Globus DIRECT будет «доставляться» на любое устройство пользователя.

Решение обеспечено качественной и непрерывной поддержкой. Пользователям доступны он-лайн консультации в согласованном режиме.

Продукт сопровождается подробной документацией с примерами сценариев, которые регулярно дополняются и обновляются.

Возможности

Ввод документов

Документы могут вводиться в систему по любым каналам, т.ч. из электронной почты, сканироваться, «перетаскиваться» из других мест мышкой и создаваться непосредственно в системе.

При создании документа осуществляется заполнение реквизитных полей карточки, которые могут нести как регистрационную, так и содержательную информацию.

Поддерживается типизация типов электронных документов - электронные карточки документов разных типов могут иметь свой набор реквизитных полей.

Поля могут заполняться в ручном, полуавтоматическом или полностью автоматическом режиме. Например, осуществляется автоматическая нумерация и проводка по регистрационным журналам.

Поля могут заполняться путем выбора значений из общих справочников.

«Мой кабинет» автоматически сохраняет документ в правильный раздел в структуре электронного хранилища.

Хранение файлов

К карточке документа может быть прикреплено или создано прямо в ней любое количество файлов

Поддерживаются любые типы файлов без ограничений(Word, JPG, PDF и т.п.)

Интегрированные программы-просмотрщики позвляют осуществить предварительный просмотр прикрепленных файлов

Работа со входящей корреспонденцией

«Мой кабинет» позволяет сотрудникам служб документационного обеспечения осуществлять быстрый ввод и регистрацию входящих документов. Документы направляются на предварительное рассмотрение, вводятся проекты резолюций. По результатам завершения процесса рассмотрения документ поступает на исполнение.

Поддерживаются как индивидуальные, так и групповые резолюции. Каждый исполнитель получает персональное задание, ход которого контролируется автоматически системой со своевременным уведомлением сотрудников, осуществляющих контрольные функции.

При завершении всех работ по документу и контроля результата, документ считается исполненным и может быть списан в хранилище

Поддержаны функции автоматической подготовки ответного документа по входящему. Исполнители могут общаться между собой в процессе работы над документом используя встроенную систему комментариев и сообщений. Вся история рабочей переписки сохраняется.

Работа с исходящей корреспонденцией

«Мой кабинет» помогает быстро составить, согласовать и отправить исходящий документ. При создании документа используются шаблоны, которые автоматически заполняются из карточки, формируя практически законченный текст проекта документа.

Проект документа может быть отправлен по быстрому электронному маршруту согласования и утверждения. При этом могут использоваться как преднастроенные, так и новые схемы маршрутов. Ход маршрута отображается графически и тщательно протоколируется для возможности дальнейшего переноса в бумажные грифы согласования.

Утвержденные документы регистрируются и поступают на отправку. Отправленные документы могут быть помещены в дела.

Поддерживаются связи между документами. Это помогает ретроспективно проследить всю историю вопроса даже не используя поиск.

Работа с внутренними документами

«Мой кабинет» обеспечивает эффективную работу с внутренними документами организации. Он позволяет использовать дополнительные поля и правила обработки документов различных типов, что дает возможность решить не только задачи делопроизводства, но и при необходимости комплексно решить задачу документооборота и интеграции с другими системами.

После содержательных полей карточки система автоматически может создать проект документа по шаблонам, которые определены для данного типа документа.

Далее исполнитель имеет возможность направить документ по маршрутам согласования и утверждения. Утвержденный документ регистрируется и вступает в силу. Система автоматически сохранит документ в правильном месте, в соответствие с принятыми в организации регламентами.

Поддерживается работа с версиями документов. Ввод в действие новой редакции может автоматически выводить из обращения предыдущую версию документа. Утратившие силу документы сохраняются в архиве, но доступны для поиска.

Рассмотрение и исполнение документов

«Мой кабинет» содержит специализированные АРМы руководителей различного уровня и исполнителей.

Руководители имеют возможность создавать резолюции(поручения) как в кратком виде, так и с указанием дополнительных параметров и требований к отчетности. Поддерживаются групповые резолюции, а также возможность создания иерархии на основе вышестоящих. Система автоматически отслеживает сроки и напоминает об их приближении или указывает на нарушение.

Для повышения качества исполнения все поручения могут отображаться в модуле «Деловой календарь», который наглядно показывает исполнителю его задачи и позволяет ему лучше спланировать свой день.

Система поддерживает возможность создания проектов резолюций и наложение резолюций на бумажный оригинал.

«Мой кабинет» автоматически формирует отчеты по исполнительской дисциплине. Вид и перечень отчетов расширяется. Помимо отчетов, за счет интеграции с модулем «OLAP-анализ», который также входит в базовый продукт, можно визуализировать отчеты в виде многомерных диаграмм и сводных таблиц.

Встроенное электронное хранилище

Globus Professional включает внутреннее хранилище документов, которое специально адапатировано для сохранения миллионов экземпляров документов. Оно позволяет модулю «Мой кабинет» и другим модулям системы надежно сохранять документы и оперативно их получать обратно как по запросам пользователей, так и в результате поиска.

Хранилище документов поддерживает привычное визуальное представление в виде папок с документами. Оно позволяет прямо в списке выводить любые реквизитные поля документов и просматривать их в табличном виде, без открытия карточек документов.

Хранилище обеспечивает ведение реестров документов, их фильтрацию и автоматический подбор по установленным критериям. Быстрый поиск позволяет моментально находить нужный документ.

Хранилище осуществляет надежное разграничение доступа к документам и отдельным их реквизитам. Все факты доступа к документу тщательно протоколируются. Файлы, приложенные к карточкам документов, хранятся особым образом, чтобы обеспечить выполнение требований нормативных документов по защите коммерческой, служебной и государственной тайны.

Процессы согласования документов

В модуле «Мой кабинет» предустановлены стандартные процессы обработки документов. Помимо этого в продукт входит «Мастер согласования», который позволяет даже неопытным пользователям визуально создать маршрут согласования, ознакомления и утверждения, или воспользоваться шаблонным маршрутом.

Для более опытных пользователей продукт предлагает дополнительный модуль, который позволяет визуально проектировать маршруты в стандарте BPML и автоматически устанавливать их в систему в качестве шаблонов маршрутов.

Работа с номенклатурными делами и архив

В продукт встроен модуль «Номенклатура дел» с которым тесно интегрирован модуль «Мой кабинет». Это позволяет автоматически осуществлять перемещение документов в дела на нужной стадии, а также облегчает процедуры архивного хранения.

Система включает в себя электронный архив, который обеспечивает надежное сохранение электронных документов и учёт местоположения бумажных оригиналов. Возможна интеграция с системами роботизированного хранения бумажных оригиналов документов.