Модуль «Управление договорами»

Договорная работа является основой ведения бизнеса любой организации. От того, насколько эффективно организована работа с договорами, во многом зависят конкурентоспособность, эффективность работы и имидж организации. При слабой организации работы с договорами возникают следующие типовые проблемы:

• затягивание сроков согласования договоров;
• потеря документов в процессе согласования и хранения; нарушение сроков и этапов исполнения договоров.

• Снижаются временные затраты на работу с договорами, поскольку в электронные документы легко вносить изменения по результатам согласования.
• Полностью исключается потеря важных документов.
• Процесс согласования договоров становится наглядным и легко управляемым.
• Предоставляется возможность работать в системе как из головного офиса, так и в удаленных офисах и филиалах.
• Обеспечивается режим конфиденциальности доступа к документам.
• Повышается контроль над процессом согласования документов, улучшается исполнительская дисциплина.

• оптимизация списка лиц, согласующих договоры;
• создание процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;
• организация оперативного доступа к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц, контроль исполнения договоров, включая выполнение финансовых обязательств;
• обеспечение режима конфиденциальности доступа к документам.

Возможности модуля работы с договорами на каждом из этапов жизненного цикла

Этап создания документа

На этом этапе создается новый договор, заполняется регистрационная карточка документа со всеми необходимыми атрибутами, и присоединяются необходимые внешние файлы; реализована возможность проверки документа на дублирование.

На этапе согласования договоры отправляют по маршрутам, которые легко настраиваются в системе самими пользователями. Каждый этап согласования договора можно контролировать, устанавливать ограничения на срок согласования договора, а также передавать полномочия другим участникам процесса.

На этом этапе работы с договорами существует механизм оперативной смены ответственного лица. Можно получать информацию о ходе согласования договоров, корректируя таким образом работу с документами. Вы можете сохранять информацию о замечаниях, полученных в ходе процесса согласования, а также осуществлять финансовый контроль в процессе выполнения договорных обязательств.